Przechowywanie dokumentów w zamykanych na klucz szufladach biurka lub szafach i zabezpieczenie dokumentów przed wglądem członków rodziny – to niektóre z opracowanych przez UODO zasad korzystania z zawierającej dane osobowe dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej.
Jak zaznaczył Urząd Ochrony Danych Osobowych, pracodawca może zezwolić pracownikom korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej takie dane w trakcie pracy zdalnej tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Według UODO, praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. Innym czynnikiem wykluczającym pracę na dokumentach papierowych będzie możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji. Kolejnym przypadkiem, gdy nie należy stosować tego rozwiązania jest możliwość udostępnienia pracownikowi odpowiednio zabezpieczonych (m.in. zaszyfrowanych) elektronicznych kopii niezbędnych dokumentów.
„Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie żadnego z tych rozwiązań, warto zastanowić się nad pracą na kopiach niezbędnych dokumentów. Minimalizuje to ryzyko naruszenia integralności danych oraz utraty ich dostępności. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi chronić dane zawarte w takich dokumentach, tak samo jak w dokumentacji oryginalnej ” – zaznaczył UODO.
Zdaniem Urzędu, pracodawca, decydując o możliwości wykorzystywania przez pracowników dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej musi zapewnić ewidencjonowanie wydanych pracownikom dokumentów zawierających dane osobowe. Pracodawca powinien też zapewnić, że udostępnione dokumenty będą przechowywane przez pracownika przez okres niezbędny do wykonania określonego zadania podczas pracy zdalnej.
Jak podkreślił UODO, pracodawca musi również ograniczyć liczbę dokumentów wynoszonych z siedziby administratora do tego, co niezbędne w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych przez pracownika w ramach pracy zdalnej. „Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych” – zaznaczył Urząd.
Wskazał też, że pracodawca powinien zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych podczas wynoszenia dokumentacji (np. wynoszenie dokumentów w zabezpieczonej aktówce, przenoszenie dokumentów np. w taki sposób, aby były niewidocznie dla osób trzecich).
Według UODO, do obowiązków pracodawcy należy także zobowiązanie pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych w miejscu wykonywania pracy zdalnej (np. przechowywanie dokumentów w zamykanych na klucz szufladach biurka lub szafach, przestrzeganie zasady czystego biurka, zabezpieczenie dokumentów przed wglądem nieuprawnionych osób trzecich, m.in. członków rodziny).
Jak zauważył Urząd, pracodawca powinien też zapewnić, że pracownik będzie wykorzystywał pozyskane dane osobowe wyłącznie w tym celu, w jakim byłyby wykorzystywane w siedzibie zakładu pracy.
Powinien ponadto określić procedurę związaną z niszczeniem dokumentów, obejmującą zakaz wyrzucania dokumentów do kosza w domu. „Jeżeli pracownik nie posiada w domu niszczarki, powinien dokumenty przechować w bezpieczny sposób, a po zakończeniu pracy zdalnej zniszczyć je w biurze” – zaznaczył UODO.
Według Urzędu obowiązkiem pracodawcy jest też zapewnić, że pracownik będzie zgłaszał pracodawcy każdy incydent bezpieczeństwa zgodnie z procedura postępowania w sprawie naruszeń ochrony danych, tak aby administrator mógł się wywiązać z obowiązku nałożonego na mocy art. 33 ust. 1 RODO.
Źródło: Samorząd PAP